2013年お世話になった便利なWebツールとその活用方法


今年も残りわずかですね! Webツールとかアプリとかおもしろくて目新しいものが大好きなよし@制作事業部です!^o^/ 今回は,今年仕事をする上でお世話になったWebツールと,その私なりの活用方法をご紹介します。

タスク管理ツール「Remember The Milk」

タスク管理は,オンラインでTodoやタスクを管理できる「Remember The Milk」を使っています。Todo管理のツールやアプリはたくさんありますが,ほぼ1日中パソコンに向かうデスクワークをしている私にとって一番のツールはこれだと思いました。その理由をご紹介します。

  1. 繰り返しのタスクを作れる
  2. 期限の設定ができるためリマインダとして使える
  3. ほぼ全ての操作をキーボードだけで行える(Smart Add機能)

個人的には3つめの「ほぼ全ての操作をキーボードだけで行える」ってのが一番重要で。マウスのクリックがメンドくて…^o^;> では,Remember The Milkのどこが便利なのか,私がどのようにこのWebツールをを活用しているのかをご紹介します。

キーボード入力だけでこんだけできる! Remember The Milkの活用方法

私はすべてのタスクをRemember The Milkに入れて管理しています。なので,仕事が始まる時にまず見るのはRemember The Milk。その日が期限のタスクが太字で表示されるので,その日に何をすればよいのかが一目瞭然です。

131230-webtool-rtm-01

その日のタスクだけではなく,次の日以降が期限のタスクも下の方表示されて一覧性に優れているので,「今日はこれをして,明日はこれをして,…」という見通しも立てられます。便利ですね!

私の仕事は「毎週月曜日はこれをする」「毎週火・木曜日はこれをする」「月の初め/終わりにはこれをする」というように,決められた日に繰り返す作業が結構多いです。そういうタスクを忘れずに片付けられるよう,繰り返しのタスクを作成しています。

例えば,毎週水曜日にやらなきゃいけないタスクがあるときはこう入力します。

毎週水曜のタスク ^水曜日 *1週間ごとに

131230-webtool-rtm-02

毎月20日にやらなきゃいけないタスクの場合はこんなカンジ。

毎月20日にやるタスク ^2014/01/20 *1ヵ月ごとに

第1・3木曜日にやらなきゃいけない場合はこんなカンジ。

第1・3木曜日にやるタスク ^第1木曜日 ^第3木曜日 *毎月第1木曜日 *毎月第3木曜日

それから私の場合,「○日後にこれをする」というような仕事が単発で入ってくることもあります。この場合は「繰り返し」ではなく「期日」を設定してタスクを作成します。

例えば,2014年1月15日にやらなければならないタスクがあるときはこう入力します。

2014年1月15日にやるタスク ^2014/1/15

入力するだけで様々な設定ができるRemember The Milkの「Smart Add」機能,もっといろいろな入力の仕方があります。他の入力方法を知りたい方はRemember The MilkのSmart Add解説ページをご覧ください!

キーボードショートカットが活躍するのはタスクを作る時だけではありません。「よっしゃタスクを完了したぜ」って時はCでコンプリート,「やばいこれ明日に回そう^^;」ってときはPで期限延長(1日延びます),「このタスクはなかったことにしよう(笑)」という時はDeleteで削除ってな具合です。

因マウスがあまり好きではない私にとって,キーボードショートカットが豊富かどうかというのはツールの善し悪しを決める上で重要なポイントですねb




タイムトラッキングツール「Toggl」

業務日誌をつけている方はいらっしゃいますか? 私は1日の業務を「Toggl」というトラッキングツールで記録しています。ほんの少しの入力とクリックだけで何時から何時までどんな仕事をしていたのか,というのを記録してくれるとても便利なツールです。

私がTogglで気に入っているポイントをご紹介します。

  1. 「タグ」機能で仕事の内容をカテゴライズできる
  2. 前にやっていたタスクの続きは「Continue」ボタンをクリックするだけなので入力の手間が省ける
  3. 後から開始/終了時間を編集できるのでうっかり記録を忘れていても修正可能

使い方の幅が広い! Togglの活用方法

Toggleには,タスクを分類する方法として「Project(プロジェクト)」と「Tag(タグ)」の2つがありますが,私はいつもタグだけを使っています。私はタグを以下のように3つに使い分けています。

  1. 通常業務: 「いつもやってること」は全部これ
  2. 事務: 請求書の作成とか
  3. 顧客対応: お客さんからのメール・電話対応など急に出てきた仕事

分けようと思えばいくらでも分けられますが,業務の記録にそんなにエネルギーを割きたくないのでとりあえず上記のように大まかに分類しています。

131230-webtool-toggl

さらにToggleには「Reports(レポート)」機能があって,日・月・年ごとに自分の業務を見返すことができます。棒グラフや円グラフでどの仕事にどれくらいの割合を割いていたのかもみることができ,「仕事の見える化」に役立ちます。

私はTogglを,単純な業務日誌代わりのタイムトラッキングとしてすごく単純な使い方をしています。ですが,Togglは他にも「Team(チーム)」やPDFへの出力など機能が豊富で,もっと複雑な使い方にも耐えうるツールです。こういう,いろーんな使い方の幅があるWebツール,大好きです。

軽くて速い! 文字数カウントツール「numMojiなんもじ」

文字数をカウントするには「numMoji」を使っています。このツールは以前の記事「テキスト編集に便利なWebサービス・フリーソフト」でもご紹介しましたが,「2013年にお世話になったWebツール」の1つには間違いないので,ここでも改めてご紹介します。

私の業務の1つとしてSEO対策があります。SEO対策をする時にはどうしても,タイトルやディスクリプションの文字数を確認したい場面が出てきます。そこで使っているのがnumMoji。

私はこのツールをブックマークに登録してクリックひとつで開き,テキストをパッとコピペして文字数を確認しています。軽くて早いのがお気に入り。

131230-webtool-nummoji

因みにブックマークバーにアイコンしか表示されていないのは,ブックマーク登録時に「名前」を削除しているからです。ファビコンが設定されているサイトだったら「名前」を削除してもファビコンを見て「あのサイトだな」って分かりますよね。あとは見た目がイイからって理由もありますけど…笑

強力なパスワードの自動生成なら「パスワード自動生成」

パスワードの生成には「パスワード自動生成 (Automated Password Generator)」を使っています。これは強力なパスワードを一瞬で量産してくれるツール。文字の種類や文字数などの項目をカスタマイズして,好みのパスワードを生成してくれます。

131230-webtool-password-generator

こちらのツールも何気に使用頻度が高いので,ブックマークに登録して1クリックで開けるようにしています。

仕事だけではなくて,個人的にもどこかのサイトでアカウントを作ったりする時にはこちらのツールでパスワードを生成し,パスワードをメモするようにしています。同じパスワードを使い回すよりも安全性が高いので,セキュリティとか気になる人にはおすすめのツールです。

おわりに

さて,2013年に私がお世話になったWebツールと私の使い方をご紹介してきました。ネット上には様々なWebツールがあって「どれがいいのか分からない!」となってしまうこともありますよね。それに,いくら評判がいいツールでも自分のやりたいことには合わないこともあります。この記事がツール選びや活用方法の参考になれば幸いです。

2014年もすてきなWebツールとの出会いがありますように!


コメントは受け付けていません。